Ecco la verità sui software in cloud commercialisti che nessuno ti dirà mai!

By | 2 maggio 2015
cloud-commercialisti

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Immagino che anche tu avrai ricevuto una qualche proposta per i servizi cloud, e come spesso accade le domande che nascono sono tante. In questo articolo cercherò di darti qualche input, in modo che tu possa capire se il servizio fa veramente al tuo caso o no!

Il “cloud”, termine ridotto di “cloud computing”, viene definito da wikipedia in questo modo:

“In informatica con il termine inglese cloud computing (in italiano nuvola informatica) si indica un paradigma di erogazione di risorse informatiche, come l’archiviazione, l’elaborazione o la trasmissione di dati, caratterizzato dalla disponibilità on demand attraverso Internet a partire da un insieme di risorse preesistenti e configurabili.”

Per renderlo più comprensibile a tutti, solitamente io utilizzo un modo un po’ diverso per descrivere il servizio:

“Il servizio cloud ti permette di spostare i tuoi dati e programmi all’esterno del tuo studio (programmi di contabilità o altro), anzichè continuare a mantenerli nel tuo server, riducendo i costi medi di gestione. Il risparmio e i benefici effettivi vanno però calcolati in base alle tue reali esigenze.”

Questa frase sintetizza un po’ meglio i reali cambiamenti e benefici che derivano dall’utilizzo di questa tipologia di servizio.

Possiamo dividere il servizio cloud in 2 macro categorie:

  • Il tuo programma è stato riadattato dal fornitore e tu lo puoi utilizzare attraverso un browser (Internet Explorer, Chrome, Firefox ecc) con la tua abbinata utente/password;
  • Il tuo fornitore ti mette a disposizione un computer "virtuale" con Windows, a cui connetterti e poter installare più o meno il software che desideri (dir la verità in genere al computer sono applicate delle restrizioni che ti impediscono di personalizzarlo, ed ogni modifica "amministrativa" deve essere inoltrata al fornitore del servizio);

In molti casi per i fornitori del programma è più semplice la seconda soluzione, poiché non devono modificare il loro programma, ne perdere tempo (e quindi denaro) in modifiche per cui potrebbero non rientrare dell’investimento.

Per adesso userò il termine “servizio cloud” in riferimento ad entrambe le categorie, in caso contrario lo scriverò esplicitamente!

In qualsiasi dei casi, la prima cosa che devi fare è calcolare se il gioco vale la candela…cioè:

La prima domanda da porsi è se utilizzare questo servizio cloud ti permetterà di spegnere i tuoi server/computer e quindi di risparmiare effettivamente?

In genere il server interno di uno studio di commercialisti non si occupa solo del gestionale, ma offre anche altri “servizi” come ad esempio: condivisione di file, gestione centralizzata degli utenti dei computer, server di stampa.

Senza perderci in tecnicismi che ci farebbero solo perdere tempo, passo ad un esempio pratico che ti farà capire al volo:

Hai documenti e dati che condividi con altri utenti e sono nel server? Utilizzi delle restrizioni nei computer per impedire agli utenti di fare qualcosa?

In questo caso, se decidi di passare al cloud commercialisti molto probabilmente non potrai togliere il server e quindi l’effettivo risparmio sarà minore.

Una volta chiarito questo punto fondamentale, avrai già le idee un po’ più chiare se può valerne la pena o meno.

La seconda domanda da porsi è se esistono e quali sono i vantaggi “nascosti” dei servizi cloud? Sì, i vantaggi ci sono, e sono i seguenti:

  • Il salvataggio dei dati viene fatto da chi ti offre il servizio cloud, quindi sarà un pensiero in meno. Ricordati sempre di chiedere al fornitore se il salvataggio dei dati è compreso nel prezzo!
  • La manutenzione del computer virtuale, piuttosto che del programma che usi attraverso il browser saranno a carico del fornitore, ed in genere compreso nel prezzo. Anche in questo caso ricordati di chiedere informazioni a chi ti vuole offrire il servizio!

Beh fin qui tutto bello, no? Però c’è un punto fondamentale più di tutti quelli scritti sopra, senza il quale non ha minimamente senso un servizio cloud:

La terza domanda da porti è: La tua connessione internet è sufficientemente “potente” per permetterti di lavorare in cloud? In quante persone dovete lavorare contemporaneamente? Per utilizzare un servizio cloud hai assolutamente bisogno di Internet, e questo deve essere abbastanza veloce per permetterti di gestire la mole di dati di cui hai bisogno.

Quanto deve essere veloce internet? Purtroppo a questa domanda non posso risponderti io, anche perché dipende da quale delle due strade scegli per lavorare in remoto. Devi chiedere questa informazione a chi ti offre il servizio!

La quarta domanda, prima di affidarti ad un servizio cloud commercialisti, è di altrettanto fondamentale importanza:

Il servizio è compatibile con i tuoi computer che usi di solito? Usi Windows, Mac o altre piattaforme? Puoi usare tutti questi per il nuovo servizio?

Se devi cambiare computer per poter utilizzare i servizi…allora ti conviene riconsiderare la cosa, e capire se veramente è ciò che vuoi fare!

Se domani volessi riportare tutti i tuoi servizi “in casa”, riusciresti ad avere tutti i dati e poter fare il tutto in modo agile e semplice? Il fornitore è disposto a darti tutti i dati e il supporto telefonico/email per completare tutta l’operazione?

In genere ci vuole circa un mese per capire se effettivamente il servizio fa al tuo caso e se continuare ad utilizzarlo. Se il servizio non fa per te, puoi farti dare tutti i dati e ritornare ad utilizzare il programma “come prima” dentro alla tua struttura? Prima di utilizzare il servizio hai a disposizione un periodo di prova per capire se è fatto come lo desideri?

La regola base che tendo a seguire in questi casi è la seguente (e ti invito a valutarla attentamente): “Devo poter tornare indietro o riavere i miei dati in qualsiasi momento”. Il servizio potrebbe non essere all’altezza, il fornitore potrebbe chiudere, la rete dov’è collocato il computer/servizio potrebbe essere indisponibile per un certo periodo, e l’ultima cosa di cui hai bisogno è di essere messo in condizioni di non poter lavorare (sai molto meglio di me cosa succede se ritardi le dichiarazioni oppure a rispondere ai clienti!).

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